Archives historiques

« Que faire avec des archives mal ou pas du tout inventoriées ? Ont-elle une valeur ? »

« Comment réduire fortement les coûts d’archivage ? »

« Le déménagement approche… Comment réunir et rationaliser les archives historiques ? »

« Comment numériser les archives papier pour les partager dans un registre distribué ? »

Conseil

• Audit et recommandations pour rationaliser et mettre à disposition les données contenues dans les archives historiques.
• Protocole pour la conservation et l’indexation des archives historiques de demain.

Traitement

• Tri, classement, indexation et création de bases de données.
• Numérisation des archives historiques et stratégiques.
• Traitement spécifique des archives iconographiques et audiovisuelles.
• Préparation du versement à un centre d’archives dédié, aux Archives Départementales ou aux Archives Nationales du Monde du Travail.

Sensibilisation

• Module de sensibilisation des collaborateurs de l’entreprise à la notion d’archive historique : pour collecter les archives éparses, pour expliquer le potentiel de cette ressource et comment y accéder.
• Contribution à la communication de déménagement.

Définition : qu’est-ce qu’une archive historique ?

Définir le statut d’un document d’archive, c’est envisager son cycle de vie, car il n’existe pas de définition légale des archives historiques.

1. Le document est utilisé dans le cadre de l’activité du service qui l’a créé : c’est une archive courante.

2. Ce même document n’a plus d’usage courant, mais il doit être conservé pour respecter les délais légaux ou pour une consultation qui sera ponctuelle (sécurité, traçabilité, pérennité des informations, justification d’une activité, etc.) : il devient archive intermédiaire.

3. Le temps passe, les délais légaux ont expiré… et pourtant, de par l’intérêt de leur contenu, certains documents n’ont pas vocation à être éliminés : ce sont des archives définitives, appelées aussi « archives essentielles ». Nous préférons les appeler archives historiques.
• Elles constituent une partie du patrimoine économique et social de toute organisation (entreprise, institution…).
• Elles apportent la preuve de faits qui ont émaillé la vie de l’entreprise et sont de ce fait la source originale pour la connaissance du passé.
• Elles doivent être accessibles pour la recherche, la communication, la réflexion, l’élaboration de stratégies, la mémoire.
• Elles restent disponibles pour la gestion et la justification des droits des personnes physiques ou morales, au-delà des délais légaux (sur ce point, voir le Dictionnaire de terminologie archivistique, Direction des Archives de France, 2002).

Selon l’organisation et la taille des entreprises, les archives historiques sont incluses dans le champ d’action de l’archivage managérial (ou records management), sont gérées par un archiviste dédié… ou juste conservées dans une masse d’archives définitives « de fait » et pas gérées du tout !

Comment envisager le sujet « archives historiques » ?
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